仕事が一変します！>メールを使う際に気をつけたい使用方法

今ではすっかり定着したE-Mailですが、このツール
の持つ利点を改めて整理します。

１．低コストである。
２．手軽に相手とコミュニケーション出来る。
３．メッセ−ジが紛失しづらい。
４．一度の操作で大勢の相手に同時にメッセージを
　　送る事が出来る。

しかし、良い面だけでは無く何でもそうですが、悪
い面もあります。

１．今でも紙媒体でないと理解不能な人がいる。
２．メール使用は手軽な為、処理する数が増加し過ぎ
　　て処理する時間に費やす時間が増加しがちである。
３．悪用したり、不正な使用をされたりする可能性も
　　ある。

このような事を考え合わせると、合理化の為の優れた
ツールに変わりは無いのですが、きちんとした使い方
を学ぶ必要があると思うのです。

まず、効率や能率という面から考えると１日の内に処
理する時間を決めた方が良いでしょう。
個々の都合にもよりますが、１日２〜４回程度が妥当
では無いでしょうか。そしてここでも「即実行」を実践
しましょう。その場で全て処理する事がベストです。

また、メールを使用していると知らず知らずの内に無用
のメールが届くようになります。それらをその都度削除
しているのも無駄なので、メール削除ソフトを使い自動
的に削除出来るよう設定すると良いでしょう。