仕事が一変します！>電話の使用時間を管理して効率的な仕事をする裏技

今のように通信手段が発達した世の中では、あなたが
通信機器を使用する時間は馬鹿にならない位に時間を
割かれている事と思います。
仕事中であろうが何であろうが、電話やメールはお構い
なしにあなたを捕まえようとやって来ます。

もし、この類の時間を短く出来れば、余剰時間はかなり
生まれるのでは無いでしょうか。

まず、電話について携帯も含めて電話タイムを設定して
しまいます。電話タイム以外には電話に出ないようにす
るのです。予め社内の人にはその旨を伝えておきます。
これは時間を効果的に使う事が主目的なので、電話に出
ないと仕事に支障をきたす様な相手や緊急の要件に場合
は除きます。

緊急や例外となるケースについては社内スタッフに伝え
予めルールを決めて対応すれば良いでしょう。携帯電話
については伝言にその旨を伝え緊急時の連絡方法を伝え
るようにしておけば問題は起きないでしょう。

電話を取り次ぐスタッフについても若干教育しておく必
要があります。何故ならこちらから電話を抱える際の効
率を考えれば、メッセージの取次ぎについても、伝言の
仕方が重要になるからです。

伝言の取次ぎの方法は、相手が誰であるか、連絡先と連絡
方法、連絡して良い時間帯や曜日、要件と希望等を予め伺
うようにしてもらいましょう。
これらが明確になっていれば、相手にも良い印象を与える
事が出来るし自分のスケジュールも前もって調整したりも
出来て効率的な仕事も可能になるのです。